COACHING & COMMUNICATIE 16 q • Wees terughoudend en reageer niet impulsief op andermans berichten of antwoorden. Stel een ‘afkoelingsperiode’ in: zo voorkom je dat je reageert vanuit boosheid of teleurstelling. Typ ook alleen wat je de ander ook recht in het gezicht zou zeggen. Krijg je een bericht met een negatieve lading, stop dan de mailwisseling en bel of zoek de ander op. • In de beperking toont zich de meester! In veel organisaties kun je een email ook naar groepen adresseren, zoals alle leden van een bepaalde discipline of iedereen die op een bepaalde afdeling werkt. Dat lijkt misschien handig als je even niet op de achternaam van iemand komt, maar de ontvangers (op één na) krijgen een bericht waarmee ze niets kunnen. Zoek dus uit wie je precies moet hebben. • Hetzelfde geldt voor het antwoorden op een bericht: gebruik ‘Allen beantwoorden’ alleen als je reactie echt van belang is voor iedereen die de oorspronkelijke email kreeg. Meestal is antwoorden naar alleen de afzender voldoende. • Als je in het veld ‘Aan’ meerdere geadresseerden zet, dan zien zij elkaars volledige emailadres. Daar is niet iedereen blij mee. Je kunt mailadressen beter plaatsen in het vak BCC (Blanco Carbon Copy). De hoofdgeadresseerde kan bij BCC niet zien dát en evenmin aan wie je een kopie hebt gestuurd. • Houd maat in de tekstopmaak: gebruik een standaardlettertype, wees terughoudend in het gebruik van leestekens!!! Eén uitroepteken is voldoende, géén meestal beter. TYP NIET IN HOOFDLETTERS want dat oogt schreeuwerig, en gebruik bij berichten over werk geen plaatjes of emoticons. • Zet geen druk. Jouw bericht is één van de vele in andermans mailZorg voor een persoonlijke aanhef. ‘Hallo’ is wellicht te informeel voor een bericht naar iemand die je nog niet kent. Een mailbericht met alleen ‘zie bijlage’ of ‘hierbij mijn verslag van het werkoverleg’ zonder aanhef en zonder je naam eronder, komt snel bot over. Bedank voor een eerder gestuurde reactie of iets wat de ander al voor je gedaan heeft. • Gebruik bij nieuwe contacten alleen de voornaam als de ander dat op prijs stelt en bijvoorbeeld heeft aangegeven dat prettig te vinden. Laat grapjes, scherpe en sarcastische opmerkingen achterwege. Ze komen via e-mail persoon binnenkort ziet of met wie je misschien zelfs op dat moment aan het werk bent? Als je hulp vraagt, is dat geen teken van zwakte. Het laat gewoon zien dat jij weet waar jouw competenties liggen. En als we elkaar helpen, kunnen we uiteindelijk allemaal doen waar we goed in zijn! t Meer weten? Lees het boek ‘Het komt wel goed. Communiceren door verzorgenden en verpleegkundigen’ van Ronald Geelen, uitgegeven door Perspectief Uitgevers. box. Dring niet aan, bijvoorbeeld door het gebruik van woorden als ‘belangrijk’ of ‘spoed’. De optie ‘hoge prioriteit’ gebruik je alleen bij hoge uitzondering. En waarom in dat geval niet even bellen of een briefje schrijven? • Leg in je bericht een vriendelijke, toegeeflijke en goedmoedige toon. vaak anders en harder over dan bedoeld. • Hoe gemakkelijk mailen, Facebooken of whatsappen ook gaat, het is beter om iemand zelf te feliciteren of je deelneming te betuigen, of een kaartje te sturen. En waarom zou je een collega mailen om een dienst over te nemen, terwijl je die Pagina 15

Pagina 17

Voor folders, online artikelen en onderwijscatalogi zie het Online Touch online publisher CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een webwinkel in uw spaarprogramma.

Gezond & Zeker 2015 nr. 1 Lees publicatie 163Home